Code of Conduct – Verhaltensrichtlinie für Nachhaltiges Handeln
(Stand: 19.02.2024)
Diese Richtlinie gilt für eck*cellent IT GmbH mit Standorten in Braunschweig und Dortmund.
1 Präambel
Der Code of Conduct soll Orientierung bieten für integres Verhalten und dient als verbindliche Leitlinie im beruflichen Alltag. Er wird ergänzt durch interne Richtlinien und Regularien sowie arbeitsvertragliche Vereinbarungen.
Der Code of Conduct ist für alle Mitarbeitenden bindend, unabhängig von ihrer Rolle oder Funktion in unserem Unternehmen. Wir achten bei der Umsetzung des Code of Conduct auf geltendes Recht und Gesetz. Die Inhalte und Werte dieses Code of Conduct enden aber nicht an internen Grenzen. Deswegen erwartet eck*cellent IT auch von ihren Lieferanten und Geschäftspartnern, dass diese die im Code of Conduct niedergelegten Verhaltensanforderungen beachten. Sowohl Mitarbeitende als auch Lieferanten werden daher auf diesen Code of Conduct verpflichtet.
Grundlage für unseren Code of Conduct sind unsere Unternehmenswerte Vertrauen, Fairness, Ehrlichkeit und Verlässlichkeit. Sie bilden die Grundlage für selbstverantwortliches Handeln und ein gesundes Miteinander. Nach außen vertreten wir den Anspruch, transparent und nachvollziehbar aufzutreten.
2 Unternehmensphilosophie
Unsere Unternehmensphilosophie ist von Werten geprägt, die die Grundlage für eine nachhaltige und erfolgreiche Zusammenarbeit bilden. Diese Werte spiegeln sich in den folgenden Prinzipien wider:
2.1 Vertrauen – Du bist nicht allein! Jedes Problem ist lösbar!
In unserem Unternehmen steht Vertrauen an erster Stelle. Wir glauben fest daran, dass gemeinsames Vertrauen die Basis für jede erfolgreiche Zusammenarbeit bildet. Jedes Problem, sei es beruflich oder persönlich, betrachten wir als lösbar. Wir sind hier, um uns gegenseitig zu unterstützen, und es gibt immer Zeit für einander.
2.2 Fairness – Miteinander ist die bessere Hierarchie
Unsere Organisation pflegt einen fairen Umgang untereinander, bei dem die Zusammenarbeit im Vordergrund steht. Wir setzen auf offene Kommunikation und sehen in einem partnerschaftlichen Miteinander den Schlüssel zum Erfolg. Unabhängig von Positionen oder Hierarchien reden wir miteinander, nicht gegeneinander. Jede und jeder Einzelne wird für die eigene Persönlichkeit geschätzt, unabhängig von der beruflichen Funktion. Bei Entscheidungen berücksichtigen wir stets die Auswirkungen auf alle Beteiligten.
2.3 Ehrlichkeit – Wir kommunizieren offen und begegnen uns auf Augenhöhe
Ehrlichkeit ist für uns mehr als eine Tugend – es ist ein Grundsatz, dem wir in all unseren Beziehungen folgen. Wir verzichten auf politische Spielchen und setzen stattdessen auf eine klare, offene Kommunikation. In einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit ist Offenheit der Schlüssel zum Erfolg. Wir begegnen uns auf Augenhöhe und schaffen so eine vertrauensvolle Basis für gemeinsame Ziele.
2.4 Verlässlichkeit – Unser Wort hat Bestand!
Langfristige Beziehungen bauen auf Verlässlichkeit auf. Bei uns gilt: Unser Wort hat Bestand. Wir schätzen Beständigkeit, ohne dabei in Routine zu verfallen. Langfristig bedeutet für uns nicht langweilig, sondern steht für Sicherheit und Kontinuität. Wir stehen dafür, dass Beruf und Familie sich nicht ausschließen und schaffen eine Umgebung, in der Sicherheit in allen Lebenslagen gewährleistet ist.
Diese Prinzipien sind fest in unserer Unternehmensphilosophie verankert und leiten uns in unserem täglichen Handeln. Sie sind der Maßstab für unseren Erfolg und dienen als Orientierung für die Zukunft unserer gemeinsamen Zusammenarbeit.
3 Unternehmensmission und Nachhaltigkeitsziel
Unsere Mission ist es, erfolgreich zu wirtschaften, indem wir nicht nur den Bedürfnissen unserer Kunden gerecht werden, sondern auch Verantwortung für die Umwelt und die Gesellschaft übernehmen. Unser Ziel ist es, nachhaltiges Handeln in alle Aspekte unserer Geschäftstätigkeit zu integrieren.
Das Unternehmen hat soziale Werte seit der Gründung 1998 als alltäglichen Teil der Geschäftspraxis etabliert. Dem liegt das Verständnis zugrunde, dass soziale und ökologische Nachhaltigkeit, also die Übernahme von Verantwortung für Lebens- und Arbeitswelt eine Arbeitsumgebung schafft, in der Zufriedenheit und das Wohlbefinden unserer Mitarbeitenden zu hervorragenden Arbeitsergebnissen und somit auch zu unternehmerischem Erfolg führen. Wir sind überzeugt, dass soziale Verantwortung nicht nur ein ethischer Ansatz ist, sondern auch die Grundlage für optimale Lösungen und nachhaltigen Kundenerfolg bildet.
Wir streben nach eigenem, nachhaltigem Wachstum und möchten dabei kontinuierlich „eck*cellente“ Qualität liefern. Die soziale Nachhaltigkeit ist für uns nicht nur eine Verpflichtung, sondern ein integraler Bestandteil unserer Identität, der den Weg für eine nachhaltige und erfolgreiche Zukunft ebnet.
4 Umweltverantwortung
Wir verpflichten uns dazu, Ressourcen effizient zu nutzen und kontinuierlich nach Möglichkeiten zu suchen, unseren ökologischen Fußabdruck zu reduzieren. Dies schließt den sparsamen Einsatz von Energie, Wasser und anderen Rohstoffen und somit auch die Abfallreduktion und Recycling ein.
Die eck*cellent IT Umweltschutzrichtlinie konkretisiert die Bemühungen des Unternehmens in den Punkten Energieeffizienz und erneuerbare Energien, nachhaltige Ressourcenbewirtschaftung sowie Abfallvermeidung. Darüber hinaus wird erläutert, wie KPIs zur Überprüfung der Zielerreichung beitragen.
5 Soziale Verantwortung
5.1 Mitarbeiterwohlbefinden
Unsere Mitarbeitenden sind unser wichtigstes Kapital. Wir setzen uns dafür ein, sichere und gesunde Arbeitsbedingungen zu schaffen sowie die berufliche und persönliche Entwicklung unserer Mitarbeitenden zu fördern. So verstehen wir unter Arbeits- und Gesundheitsschutz vor allem präventive Maßnahmen, zum Schutz unserer Mitarbeitenden vor arbeitsbedingten Sicherheits- und Gesundheitsgefährdungen.
Unser oberstes Ziel ist die Verhütung von Arbeitsunfällen, der präventive Schutz der Gesundheit und die Minimierung von Risiken für unsere Mitarbeitenden. Aus diesem Grund stellen wir sicher, dass alle gesetzlich erforderlichen Maßnahmen und Regelungen des Arbeitsschutzes unter Berücksichtigung der Umstände umgesetzt werden.
Der ganzheitliche Gesundheitsschutz umfasst neben direkten Schutzmaßnahmen auch die Berücksichtigung der Arbeitsbedingungen und des -umfelds. Dies beinhaltet die ordnungsgemäße Verwendung von Betriebsmitteln, ergonomische Arbeitsplatzgestaltung und Gesundheitsförderungsmaßnahmen wie Rückenschule, Impfungen und Sehtests.
5.2 Vielfalt und Inklusion
Wir fördern Vielfalt und Inklusion in unserem Arbeitsumfeld und respektieren die unterschiedlichen Hintergründe, Fähigkeiten und Perspektiven unserer Mitarbeitenden. Wir verpflichten uns darüber hinaus zu universellen Werten und ethischen Prinzipien. Unser Unternehmen lebt und fördert eine integrative und respektvolle Unternehmenskultur, die die Grundrechte aller Menschen achtet und in der sich alle Mitarbeitenden anerkannt fühlen, sodass sie motiviert sind, wiederum zur Unternehmenskultur und zum Unternehmenswohl aktiv beizutragen.
6 Lieferantenbeziehungen
eck*cellent IT bekennt sich zu verantwortlichen Lieferantenbeziehungen und einer transparenten, ethischen Lieferkette. Wir verstehen, dass die Entscheidungen, die wir bei der Auswahl unserer Lieferanten treffen, direkte Auswirkungen auf unsere Geschäftspraktiken, die Umwelt und die Gemeinschaften haben können.
Wir verpflichten unsere Lieferanten auf die Einhaltung der Grundsätze zur transparenten Kommunikation und Dokumentation von Geschäftsbeziehungen sowie auf die Einhaltung unserer ethischen und nachhaltigen Standards und setzen darüber hinaus auf eine Bewertung unserer Lieferanten, um die Einhaltung der Standards sicherzustellen. Dabei werden nicht nur ökonomische Aspekte berücksichtigt, sondern auch Umweltauswirkungen, Arbeitsbedingungen, Menschenrechtspraktiken und ethische Geschäftsstandards.
6.1 Offenlegung von Informationen, fairer Wettbewerb und Kartellrecht
In allen schriftlichen und mündlichen Mitteilungen verpflichten wir unsere Lieferanten zur wahrheitsgemäßen und offenen Kommunikation, immer unter Berücksichtigung der Vertraulichkeit von Geschäftsbeziehungen und der Verpflichtung zum Datenschutz und zum Schutz von Persönlichkeitsrechten.
Wir fördern fairen Wettbewerb und halten uns an alle geltenden Kartell- und Wettbewerbsgesetze. Unlautere Praktiken wie Preisabsprachen, Marktabsprachen oder andere Formen von wettbewerbswidrigem Verhalten sind strikt untersagt (Vgl. hierzu ebenfalls eck*cellent IT AGB). Dies gilt für alle Lieferanten und Geschäftspartner von eck*cellent IT gleichermaßen.
6.2 Umweltfreundliche Praktiken
Wir fördern umweltfreundliche Praktiken in unserer Lieferkette, indem wir Lieferanten dazu ermutigen, ressourceneffiziente Prozesse zu implementieren, erneuerbare Energien zu nutzen und den ökologischen Fußabdruck zu minimieren. Die Auswahl von Lieferanten, die sich zu Umweltschutzmaßnahmen verpflichten, steht im Einklang mit unserer Verpflichtung zur nachhaltigen Entwicklung. Wir setzen uns für einen verantwortungsvollen Umgang mit natürlichen Ressourcen ein und bevorzugen Lieferanten, die sich ebenfalls für die Reduzierung von Abfall, den Einsatz umweltfreundlicher Materialien und den Schutz der Biodiversität engagieren.
6.3 Soziale Verantwortung
Unsere Lieferanten müssen sich zu den gleichen Menschenrechtsstandards verpflichten, die wir in unserer Organisation hochhalten. Dies umfasst faire Arbeitsbedingungen, angemessene Entlohnung, das Verbot von Zwangs- und Kinderarbeit sowie die Respektierung der Rechte von Arbeitnehmenden. Wir fördern außerdem positive Auswirkungen auf lokale Gemeinschaften durch unsere Lieferketten. Lieferanten werden dazu ermutigt, lokale Gemeinschaften zu stärken, indem sie soziale Programme unterstützen, zur lokalen Wirtschaft beitragen und sicherstellen, dass ihre Aktivitäten keine negativen Auswirkungen auf die umliegenden Gemeinden haben.
6.4 Kontinuierliche Verbesserung
Wir streben einen offenen Dialog mit unseren Lieferanten an und fördern den Austausch bewährter Praktiken, um unsere Lieferanten dabei zu unterstützen, ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern und höhere Standards zu erreichen. Wir informieren unsere Geschäftspartner über unseren Verhaltenskodex und die Richtlinie für Unternehmensethik und erwarten, dass sie diese auch befolgen. Dazu wirken wir auf eine vertragliche Verpflichtung und regelmäßige Bewertungen über die Einhaltung unserer Richtlinien hin.
7 Gemeinschaftsengagement
Wir sind uns unserer Verantwortung gegenüber den Gemeinschaften bewusst, in denen wir tätig sind. Wir unterstützen lokale Projekte, Initiativen und gemeinnützige Organisationen, um positive Veränderungen zu bewirken (siehe auch aktuelle Beiträge zum Engagement auf der Internetseite (https://eckcellent-it.de/category/sponsoring) oder in den sozialen Medien.
8 Transparenz und Berichterstattung
Wir verpflichten uns zu absoluter Ehrlichkeit und Transparenz in allen Geschäftsaktivitäten. Informationen über Kunden, Mitarbeitende, Geschäftspartner und Geschäftspartnerinnen werden sorgfältig behandelt und gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen geschützt. Alle Mitarbeitenden sind dazu aufgerufen, die Tragweite ihrer Handlungen zu verstehen und die Verantwortung für Entscheidungen und Handlungen zu übernehmen. Wir fördern ein umfassendes Bewusstsein für die Auswirkungen unserer Geschäftstätigkeiten auf die Gesellschaft, Umwelt und Wirtschaft.
9 Kontinuierliche Verbesserung
Wir sind bestrebt, unsere Nachhaltigkeitsleistung kontinuierlich zu verbessern. Wir werden regelmäßig unsere Strategien, Ziele und Aktivitäten überprüfen und anpassen, um den sich wandelnden Anforderungen und Erwartungen gerecht zu werden.
10 Sicherstellung der Einhaltung unserer Verhaltensregeln
Verstöße gegen den Code of Conduct tolerieren wir nicht. Wer gegen den Code of Conduct verstößt, muss mit angemessenen Konsequenzen rechnen, die – je nach Schwere des Verstoßes – von arbeitsrechtlichen Maßnahmen über zivilrechtliche Schadensersatzansprüche bis hin zu strafrechtlichen Sanktionen reichen können.
Um die Sicherheit unserer Produkte, Mitarbeitenden und der Unternehmen, mit denen wir Geschäftsbeziehungen pflegen, zu gewährleisten, sind wir aufgefordert, unsere Führungskräfte auf mögliche Verstöße gegen die in diesem Code of Conduct enthaltenen Regelungen hinzuweisen. Selbstverständlich besteht auch für unsere Partner und Stakeholder jederzeit von außen die Möglichkeit, auf Verstöße gegen den Code of Conduct und Zuwiderhandlungen gegen Recht und Gesetz hinzuweisen. Hierzu haben wir ein Meldesystem eingeführt (siehe 11 Hinweisgeberschutz).
11 Hinweisgeberschutz (Whistleblower-Schutz)
eck*cellent IT bekennt sich zur Einhaltung von gesetzlichen und vertraglichen Regeln sowie einer gesellschaftlich verantwortungsvollen und nachhaltigen Unternehmensführung.
Es wird ein sicherer Whistleblower-Mechanismus bereitgestellt, der den Schutz von Hinweisgebenden sicherstellt und Vergeltungsmaßnahmen untersagt. Aus diesem Grund haben wir eine Meldestelle geschaffen, an die Verstöße gemeldet werden können.
Um einen größtmöglichen Schutz und Anonymität zu gewährleisten, haben wir die Aufgabe der internen Meldestelle extern, an die Firma Althammer & Kill GmbH & Co. KG, vergeben.
Die Meldestelle ist ein Online-Portal mit einem Rollen- und Rechtekonzept, damit nur der Hinweisgebende und ausgewählte Mitarbeitende unseres externen Dienstleisters Zugriff auf die Meldungen haben.
Neben dem Online-Portal sind telefonische Meldungen über eine Telefonnummer möglich, die ausschließlich für diese Zwecke geschaltet ist. Die hinweisgebende Person kann eine Meldung anonym oder unter Nennung ihrer Person machen. Auch bei nicht anonymen Meldungen erfolgt die Weitergabe der Person nur mit deren Einverständnis.
Beschwerde- und Hinweisgeberportal eck*cellent IT: https://eckcellent-it.ak-compliance.de/