„InventAR“ – eine innovative Lösung zur digitalen Inventarisierung
Die Inventur der Betriebs- und Geschäftsausstattung ist jedes Jahr von neuem in vielen Unternehmen ein notwendiger, aber oft zeitraubender Prozess. Bisher wurde diese Aufgabe in vielen Fällen papierbasiert durchgeführt, was zahlreiche Nachteile mit sich brachte: Inventarnummern mussten mühsam in ausgedruckten Tabellen gesucht werden, Ausdrucke und Übersichten führten zu einer unübersichtlichen Zettelwirtschaft, und die manuelle Zusammenführung sowie das Abtippen der Daten kosteten zusätzlich Ressourcen. Um diese Herausforderungen zu lösen, haben wir InventAR entwickelt.
Das Ziel war es, die Inventur digital durchführen zu können, um den durchführenden Kolleginnen und Kollegen Aufwand und Zeit zu sparen. InventAR sollte als Android-App intuitiv bedienbar sein und den Großteil der vorhandenen Gegenstände mittels QR-Code-Scan in einer Datenbank erfassen sowie den Räumen zuordnen können. Und das ohne Medienbruch von z. B. Papier auf ein anderes, z. B. ein digitales, System. Für die Raumzuordnung kann entweder das Türschild gescannt oder der Raum im Raumplan ausgewählt werden.
Ist der Raum ausgewählt, kann es mit dem Scannen der QR-Codes an den Inventargegenständen losgehen. Für jeden erfolgreichen Scanvorgang gibt die App haptisches und akustisches Feedback, sodass man das Display nicht die ganze Zeit im Blick haben muss – sehr praktisch bei QR-Codes unter Tischen oder Stühlen
Natürlich bedeutet die Digitalisierung eines Prozesses nicht, einfach das papierbasierte Vorgehen digital zu kopieren. Daher bietet InventAR Hilfestellungen, die die Inventur vereinfachen und Fehleingaben vermeiden. So warnt die App etwa, wenn sich der gescannte Gegenstand in einem anderen Raum befindet, als er laut Datenbank sein sollte. Weiter wird der Name des Gegenstandes angezeigt, sobald sein QR-Code im Kamerabild zu sehen ist.
Kleinere und mobile Geräte werden weiterhin über den Zahlencode von den Mitarbeitenden digital erfasst und in der App entweder den Räumen oder entsprechenden Listen zugeordnet. Schließlich zeigt die App den Fortschritt der Inventur an und synchronisiert die unterschiedlichen parallel stattfindenden Inventurschritte miteinander.
Die App besitzt eine dynamische Oberfläche, läuft auf allen einigermaßen aktuellen Android Smartphones und Tablets, unterstützt die Sprachen Deutsch und Englisch und besitzt auch ein dunkles Design.
Wie sind wir vorgegangen, um heute dieses Ergebnis zu bekommen?
Wir haben die frühen Phasen der App durch die zukünftigen Nutzerinnen und Nutzer, also unsere Mitarbeitenden, testen lassen und konnten so schrittweise immer neue Usecases berücksichtigen, die sich erst im Laufe der Entwicklung ergeben haben. Dies wurde auch durch unseren agilen Entwicklungsprozess mit kontinuierlicher Integration und Bereitstellung unterstützt. Das komplette Backend mit Datenbank und Weboberfläche wurde neu entwickelt. Die App-Verteilung und App-Updates laufen unabhängig von Dritten, da hierfür nur firmeneigene Infrastruktur genutzt wird. Wir haben versucht, InventAR von Anfang an so zu entwickeln, dass es für andere Anwendungsfälle angepasst werden kann – so können wir uns diese Art der App-Entwicklung auch als Option für unsere Kunden vorstellen, die aber sehr unterschiedliche Umgebungen haben, in denen eine Inventur durchgeführt werden muss.
Mit InventAR haben wir eine App für unseren eigenen Bedarf entwickelt, die flexibel an unterschiedliche Anforderungen angepasst werden kann. So haben wir unsere Inventur vereinfacht, Zeit gespart und insgesamt den ganzen Prozess insgesamt effizienter gemacht – damit Inventur wieder Spaß macht!
Innovative Digitalisierung – Unsere smarte Art, Inventur neu zu denken
Softwareentwicklung