„colleck*t“: Geldsammlungen leicht gemacht – ein Azubi-Projekt

Um diesen Prozess zu vereinfachen sowie transparenter und weniger fehleranfällig zu gestalten, sollte das bisherige Konstrukt aus Excel-Tabellen durch eine benutzerfreundliche Anwendung ersetzt werden. Diese soll dafür sorgen, dass Geldflüsse klar und nachvollziehbar sind und das Risiko falscher Eingaben minimiert wird.

Die Anforderungen an die neue Anwendung lauten wie folgt:

1. mehrere Übersichten:
   • Art der Sammlung mit den jeweiligen Beteiligungen
   • Überblick über das gesamte Kollegium inkl. Schulden- und Guthabenstand
2. individuelle Konfiguration der hinterlegten Daueraufträge je Anlass
3. automatische Aktualisierung der Daten à direkte Verrechnung getätigter Einzahlungen mit ggf. bestehenden Schulden
4. weg von Ausdrucken auf Papier à Flexibilität und Übersichtlichkeit

So wären ausstehende Zahlungen schnell und übersichtlich darstellbar. Und weil gute Software auch Freude machen darf, sollte die Anwendung während der Ladezeit ein galoppierendes Einhorn zeigen. Wie sich später herausstellte, war die Ladezeit aus Sicht der Kollegin allerdings zu kurz, um das Einhorn ausreichend genießen zu können – dank der hohen Performance der Anwendung war der Inhalt schneller geladen, als man schauen konnte 😉

Kurzum war ein Azubi-Projekt geboren.

Warum Azubi-Projekte mehr sind als Übungsaufgaben

Azubi-Projekte bieten Auszubildenden die Möglichkeit, den gesamten Softwareentwicklungsprozess selbst zu durchlaufen. Dabei geht es weniger darum, möglichst schnell ein fertiges Produkt zu liefern, sondern vor allem darum, praktische Erfahrungen zu sammeln. Dazu zählt unter anderem der Umgang mit neuen Technologien, eine strukturierte Arbeitsweise sowie das eigenständige Lösen fachlicher und technischer Herausforderungen. Ergänzt wird dies durch die Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden, die in diesem Rahmen auch die Rolle der Stakeholder übernehmen.

Umso erfreulicher ist es, wenn ein Projekt anschließend tatsächlich im realen Leben genutzt wird – wie beispielsweise colleck*t.

Von der Excel-Tabelle zur produktiven Anwendung

Bei der Entwicklung von colleck*t gab es zwei Anläufe. Der erste startete im Rahmen eines IHK-Abschlussprojekts vor meiner Zeit als Auszubildende bei eck*cellent IT. Aufgrund der engen Zeitvorgaben konnte das Projekt damals nicht vollständig umgesetzt werden.

Der zweite Anlauf bot die Möglichkeit, das Softwareentwicklungsprojekt von Anfang bis Ende umzusetzen. Ausgehend von der bestehenden Idee wurde die Anwendung von Grund auf neu geplant – von der Anforderungserhebung, über die Erstellung von Mockups bis hin zu Konzeption des Datenbankschemas. Die Entwürfe wurden in regelmäßigen Terminen mit den Stakeholdern – der Kollegin aus dem Office Management und unserer Ausbilderin – besprochen. Nach Abschluss der Planungsphase begann die eigentliche Implementierung.

In der Umsetzungsphase wurde das Backend refactored und der Client komplett neu aufgesetzt. Dabei wurde das im ersten Anlauf genutzte Angular-Framework durch React ersetzt, was eine gute Gelegenheit bot, Erfahrungen mit einem neuen Framework zu sammeln. In regelmäßigen Abständen wurden der Kollegin und meiner Ausbilderin die aktuellen Softwarestände präsentiert, um sicherzustellen, dass die Anforderungen korrekt umgesetzt wurden und Anpassungswünsche in die nächste Implementierungsrunde einfließen konnten. Schritt für Schritt entstand so die Anwendung, die den Arbeitsalltag im Office Management spürbar erleichtert. Damit war aus einer organisatorischen Herausforderung eine stabile, im Alltag genutzte Anwendung entstanden, die sowohl Transparenz als auch Zeitersparnis schafft.

Folgende Abbildungen zeigen exemplarisch verschiedene Ansichten und Funktionen von colleck*t.

Beteiligungen ohne Daueraufträge können sehr einfach hinzugefügt werden, alles rund ums Guthaben wird automatisch gehandhabt.

Während der Entwicklung entstanden immer wieder neue Ideen, um sowohl die Nutzererfahrung zu verbessern als auch Nutzer und Nutzerinnen gezielter zu unterstützen. Keine davon hat die Anwendung jedoch so nachhaltig geprägt wie die Umsetzung der automatisierten Personalverwaltung.

Zu Beginn hätten Änderungen an Namen oder E-Mail-Adressen noch manuell durch das Office Management gepflegt werden müssen. Mit der Einführung eines internen Authentifizierungsservers ergab sich die Möglichkeit, diesen Aufwand deutlich zu reduzieren. Schließlich werden die Daten aller Mitarbeitenden bereits zentral an einer Stelle gepflegt – warum also dieselbe Arbeit mehrfach erledigen?

Durch die Anbindung an den Authentifizierungsserver entfiel der Großteil des manuellen Pflegeaufwands. Manuell gepflegt werden durch das Office Management nur noch selten geänderte standortbezogene Informationen sowie die Daueraufträge für automatische Beteiligungen.

Aktuell sind die Änderungen nur einmalig während der Sitzung abrufbar. Eine Historien-Komponente ist in Planung.

Daueraufträge kann man nicht nur allgemein, sondern auch je Anlass erstellen oder entfernen und in einer kompakten Übersicht abrufen.

Zu guter Letzt bringt colleck*t nicht nur dem Office Management einen Mehrwert, sondern dem gesamten Kollegium.  Durch die Anbindung an den Authentifizierungsserver werden Benutzerkonten automatisch angelegt und müssen nicht mehr manuell in colleck*t gepflegt werden, da sie direkt aus der internen Infrastruktur übernommen werden.

Durch die automatische Account-Erstellung erhalten alle Mitarbeitenden einen direkten Zugriff auf ihre relevanten Informationen und behalten jederzeit den Überblick über Sammlungen sowie Guthaben- und Schuldenstände.

Fazit & Ausblick

Ein besonderes Highlight ist für die Kollegin aus dem Office Management das galoppierende Einhorn während der Ladezeiten – ein kleiner Herzenswunsch, der mit 13 Frames umgesetzt werden konnte. Der Rest der Anwendung kann sich aber ebenfalls sehen lassen.

Für mich persönlich war colleck*t eine Sammlung wertvoller Erfahrungen, sowohl im Projektmanagement als auch auf technischer Ebene. Dazu zählten unter anderem der Umgang mit den Limits einer In-Memory-Datenbank bei Integrationstests, Erfahrungen mit LDAP und Authentifizierungsmethoden sowie der Einsatz von Skripting, CI/CD und vielem mehr – und nicht zuletzt auch der Austausch mit Kollegen und Kolleginnen. Gleichzeitig zeigt colleckt exemplarisch, wie bei eckcellent IT aus Azubi-Projekten produktive Software mit echtem Mehrwert entstehen kann – von der ersten Idee bis zum Einsatz im Arbeitsalltag.

Auch wenn sich ein Projekt sich darüber definiert, dass es terminiert ist, wissen alle Entwickler und Entwicklerinnen, dass Software eigentlich nie „fertig“ ist. Es gibt immer Potential für Erweiterungen, Verbesserungen oder neue Ideen (hat jemand schon von KI gehört?). Für colleck*t gilt das ebenso – Stichwort „Pagination“, das möglicherweise von der nächsten Generation von Auszubildenden weiterführt wird. Ideen gibt es jedenfalls genug.